Problem Solver é uma nova abordagem que a KI tem vindo a apostar em parceria com os seus clientes. Trata-se de resolver pequenos problemas e obter grandes ganhos de forma pragmática, de preferência recorrendo a tecnologia já existente na empresa.
Nesta rúbrica especial do espaço “Review”, partilhamos de forma periódica alguns casos de desafios que nos foram apresentados e da forma como os mesmos foram resolvidos, esperando assim servir de inspiração para os nossos seguidores.
Gestão de ausências no Teams
A gestão de ausências continua a ser um contínuo desafio para os departamentos de Recursos Humanos (RH) um pouco por todo o mundo. Seja pelo volume de informação que acarreta, seja pelo facto de que muitos departamentos de RH não têm eles próprios os recursos ou ferramentas adequadas para lidar com estes tipos de pedidos
Foi esta dificuldade que levou um cliente a pedir-nos para desenhar uma solução que fosse user-friendly para os colaboradores e para o departamento de RH, e que não obrigasse a uma aprendizagem de um novo software, ao ser baseado em tecnologias a que já estivessem habituados.
A solução:
Começamos por desenhar a solução para os colaboradores submeterem os pedidos de ausência duma forma acessível, utilizando o produto Microsoft Forms:
Utilizando este formulário, o colaborador pode selecionar qual o tipo de ausência, a data de início e fim, se se trata de meio-dia ou de um dia completo, bem como carregar algum ficheiro que considere relevante, como uma justificação de baixa médica.
De seguida criámos uma lista em Sharepoint para o departamento de RH onde vão ser guardados os detalhes destes pedidos de ausências:
Esta lista contém os dados preenchidos pelo colaborador no formulário inicial, mais dados relativos a esse mesmo colaborador como o departamento, o coordenador e o somatório do número de dias de cada pedido de ausência, que são obtidos/calculados automaticamente.
Foi também criada uma outra lista de Sharepoint que vai servir como o calendário de ausências para cada departamento, e que pode ser igualmente visualizada no Outlook, um requisito do cliente.
Uma vez que o Sharepoint e o Teams estão tão integrados, todas estas listas, bem como o formulário, ficam igualmente disponíveis na equipa do departamento do colaborador. A lista de ausências global naturalmente fica apenas disponível para o departamento de RH:
Uma vez criada a estrutura, faltava ligar todos estes elementos e automatizar o processo que envia o pedido de ausências submetido pelo colaborador para a aprovação do seu coordenador, bem como o processo do colaborador submeter um pedido de alteração de uma ausência já previamente aprovada.
Em relação ao primeiro processo, foi criado um flow utilizando o PowerAutomate, que em resposta ao formulário, preenche a lista de Sharepoint que referimos antes, e inicia um processo de aprovação para o coordenador do colaborador.
Caso o pedido seja aprovado, o colaborador é notificado dessa aprovação, o estado do pedido na tabela dos RH é atualizado para aprovado, a tabela de ausências do departamento é preenchida e o colaborador é notificado por email dessa aprovação. Caso o pedido seja rejeitado, o estado do pedido na tabela dos RH é atualizado para rejeitado, e o colaborador notificado por email dessa rejeição.
Para o segundo processo, foi criado também utilizado o Power Automate para criar um flow por departamento que deteta alterações no calendário de ausências de cada um deles, e que por cada alteração que um colaborador faz, cria um processo de aprovação para o seu coordenador.
Se a alteração for aprovada, é atualizada a lista dos RH, e o colaborador notificado dessa aprovação. Se a alteração for rejeitada, é alterado o calendário de ausências do departamento para o estado anterior, e o utilizador notificado dessa rejeição.
Tecnologias relevantes para o projecto
• Microsoft Teams
• Microsoft Sharepoint Online
• Microsoft Forms
• Microsoft Power Automate
• Microsoft Exchange Online
O que nós dizemos
Cada vez mais as empresas que possuem licenciamento Microsoft 365 têm na sua mão ferramentas online que permitem solucionar muitos dos problemas com que se deparam no dia a dia, e de uma forma que maior parte dos utilizadores considerará intuitiva e user-friendly, pois aproveita as tecnologias e ferramentas com que já estão familiarizados. Este exemplo da gestão de ausências é apenas um de muitos que podem ser resolvidos com este tipo de abordagem.
A abordagem “Problem Solver” é por isso o caminho que parceiros tecnológicos como a Knowledge Inside devem seguir nesta nova realidade com que nos deparamos, em que a informação está cada vez mais acessível e disponível em todas as plataformas.
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