A Microsoft tem apostado fortemente em ferramentas de colaboração que orbitam em redor da sua suite do Office 365. Depois do Onedrive for Business, do Sharepoint, do Office 365 Groups ou do Yammer, a empresa de Redmond lançou agora o Office 365 Planner, uma ferramenta de gestão de projetos completamente cloud-based.
Segundo a Microsoft, o Planner vai estar disponível nos próximos meses para todos os clientes que tenham adotado o First Release e que tenham planos enterprise E1- E5 (incluindo Governo e Non-Profit), Office 365 Educação, Office Business Essentials e Office Premium.
Quando o Planner estiver disponível na sua subscrição de Office 365 irá aparecer na lista das suas aplicações.
O Planner está completamente interligado com os grupos do Office 365. Quando se cria um plano (ou projeto) é automaticamente criado um grupo e vice versa. Esta integração, aliada ao sistema de notificações, permite por exemplo que um utilizador acompanhe o desenrolar do projeto mesmo quando não está ligado ao Planner. Além disto, todas as conversações efetuadas no Planner estarão também disponíveis no Outlook 2016. Esta integração tem a desvantagem de não permitir definir permissões de criação de tarefas ou alteração das existentes, todos os membros do grupo têm controlo sobre todas as tarefas do projeto, não é possível definir que determinado membro só tem permissões de leitura do projeto.
O Planner apresenta-se com uma interface muito apelativa e fácil de utilizar. Podemos consultar todas as tarefas de um determinado projeto e facilmente verificar se estão atrasadas, a quem estão alocadas, se existem documentos de apoio e até comentários dentro das tarefas efetuados pelo organizador ou pelos executantes das tarefas. Podemos também arrastar as tarefas de um local para outro alterando por exemplo o seu estado de “Em curso” para “Concluído”.
Dentro do projeto é disponibilizado uma vista por gráficos onde de uma forma resumida é possível verificar o estado das tarefas do projeto e a quem estão assignadas. É possível fazer drill down em cada uma destas categorias (por exemplo, todas as tarefas assignadas a um determinado recurso).
Também está disponível um dashboard com o resumo de todos os projetos em curso:
O que nós dizemos
Apesar de estarmos a utilizar esta ferramenta há pouco tempo, estamos muito entusiasmados com o Office 365 Planner e estamos em crer que para pequenas organizações ou equipas que queiram começar a gerir os seus projetos podem fazê-lo com esta ferramenta. Gostámos muito da simplicidade de utilização do produto e dos dashboards que permitem ter uma visão global dos projetos em curso. Como seria de esperar num produto ainda a dar os primeiros passos, existem melhoramentos e retificações a fazer, como a ausência de sincronismo das tarefas do Planner com as tarefas do Outlook, a impossibilidade de assignar uma tarefa a mais do que uma pessoa ou ainda não ser possível definir dependências das tarefas com outras tarefas. Uma app desta aplicação também era bem-vinda, especialmente para poder ser utilizada a partir de qualquer dispositivo móvel. Vamos aguardar com ansiedade os próximos meses porque decerto trarão novidades e novas funcionalidades a este Office 365 Planner.
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