Problem Solver é uma nova abordagem que a KI tem vindo a apostar em parceria com os seus clientes. Trata-se de resolver pequenos problemas e obter grandes ganhos de forma pragmática, de preferência recorrendo a tecnologia já existente na empresa.
Nesta rúbrica especial do espaço “Review”, partilhamos de forma periódica alguns casos de desafios que nos foram apresentados e da forma como os mesmos foram resolvidos, esperando assim servir de inspiração para os nossos seguidores.
Organizar e Gerir Inscrições para um evento
Descrição do problema:
As reuniões, apresentações e formações online são hoje uma realidade quotidiana. Sessões no Teams ou no Zoom com múltiplos participantes internos e externos são comuns e muitas organizações adaptaram-se transformado o seu negócio ou área de negócio de forma a entregar conteúdos de forma totalmente virtual. Afinal até é simples e funciona!
O desafio, neste caso foi interno e surgiu com a necessidade de gerir de forma eficiente e prática as inscrições nos diversos eventos online que organizamos para os nossos clientes e comunidade empresarial em geral.
A solução:
Começámos com a criação de um formulário no Microsoft Forms que permita que as pessoas se inscrevam no evento.
Finalizado o formulário criámos uma lista no SharePoint que servirá para receber os detalhes das novas inscrições. Essa lista foi criada com os seguintes campos: Nome, Empresa, Função, E-mail e Telefone. Foi também usado o campo “Title” para colocar o título da sessão e assim tornar a lista “multi-evento”.
O bom da integração entre o Sharepoint e o Teams é que podemos ter estas listas disponíveis num separador dentro de uma equipa no Teams e assim permitir que o acesso aos inscritos seja feito dentro do próprio Teams. Foi isso mesmo que fizemos, dentro da equipa criámos um canal “Eventos” e no canal um separador Inscrições que aponta para a lista de Sharepoint.
Agora que já temos a estrutura, falta a integração e automatização entre o formulário, a pessoa que se inscreveu (via e-mail) e o Sharepoint / Teams.
O que pretendemos é que após preenchimento do formulário, a inscrição seja registada automaticamente no SharePoint e que o participante seja notificado com um e-mail com a confirmação e detalhes do evento.
Na véspera do evento queremos também enviar a todos os inscritos um lembrete e no final enviar os detalhes para visualização em diferido do mesmo. Para isto criámos dois Flows no Power Automate:
• O primeiro Flow é executado assim que o participante submete o formulário, cria a inscrição no SharePoint e notifica o participante por e-mail da confirmação da sua inscrição. Por fim adiciona o endereço de e-mail do participante na nossa BD de contactos para ser utilizado em futuras comunicações da Empresa.
• O segundo Flow é disparado manualmente sempre que houver necessidade de comunicar com os participantes. É utilizado para lembrar os participantes da proximidade da data do evento, e no final do evento para agradecer e fornecer o link para a gravação do mesmo. Este Flow percorre a lista de SharePoint dos inscritos e envia os e-mails de forma personalizada utilizando os campos que o participante preencheu (Nome Completo, Endereço de e-mail, …)
Com o Flow afinado para fazer a sua “magia” temos tudo pronto e é hora de comunicar o nosso evento nas redes sociais, mailing list ou no Teams se se tratar de um evento interno. Sem esquecer de incluir na comunicação o link para o formulário de inscrição
A equipa que gere o evento apenas tem de estar atenta ao separador no Teams onde vão de forma automática aparecendo as inscrições
Conclusão
Com tecnologia que encontramos num simples plano Microsoft 365 Business, podemos gerir as inscrições dos nossos eventos sem recorrer a produtos ou custos adicionais e com a vantagem de toda gestão ser efetuada dentro do Microsoft Teams o que significa que toda a equipa terá a visibilidade das inscrições sem complicações
Tecnologias relevantes para o projeto:
Forms
Power Automate
Sharepoint
Teams
Exchange Online
Uma subscrição de um plano Microsoft 365 Business contém toda a tecnologia utilizada.
O que nós dizemos
A abordagem “Problem Solver” é, na nossa opinião, o caminho que parceiros tecnológicos como a Knowledge Inside devem seguir numa realidade cada vez mais tecnológica e “disponível”. As empresas têm acesso a tecnologia de forma fácil, via internet e a baixo custo. Assim, cabe-nos a nós, ajudá-las a rentabilizar os investimentos e tirar o máximo partido desta realidade. A expetativa dos Clientes é que possamos ajudar a resolver problemas do mundo real, com resultados visíveis e práticos.
A atividade clássica de instalação, configuração e manutenção de servidores tem cada vez menos expressão. O mundo é agora “Serverless” e a nossa função é mais do que nunca transformar as Organizações e torná-las digitais.
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