O GFI Archiver 2015 é a nova versão do software de arquivo da GFI, que até à versão anterior tinha o nome de GFI MailArchiver. A estratégia de mudança de nome não foi apenas uma mudança estética. Tem um fundamento técnico mais forte que passa pela nova funcionalidade de arquivo de ficheiros. Com esta nova funcionalidade, entre outras, a GFI dá um salto grande em relação à versão anterior e posiciona este software como uma boa resposta às necessidades de arquivo global das empresas.
O GFI Archiver 2015 permite que as empresas arquivem e acedam facilmente a informação dos seus sistemas de E-mail e de ficheiros. Podendo eventualmente ser visto à partida como um possível sistema de backup, esta solução não substitui a solução de backup mas vai mais além, pois permite que o utilizador consiga aceder ao seu arquivo de uma forma fácil e praticamente sem a necessidade de interação com o departamento de TI. Nesta nova versão, além da possibilidade de aquivo de ficheiros, existem três novas funcionalidades em destaque:
- GFI Directory: Para as organizações que não tenham um sistema baseado em Microsoft Active Directory, podem agora usar o GFI Archiver instalando-o em modo GFI Directory
- History Retention: permite um controlo e acesso fácil às diferentes versões de ficheiros arquivados
- Archive Stores Management Utilities: novas ferramentas disponíveis para os administradores de sistema responsáveis pela manutenção das bases de dados do GFI Archiver, que incluem a exportação para novas bases de dados e a divisão de bases de dados existentes em bases de dados mais pequenas.
O arquivo de e-mail é efetuado através de um processo simples. O GFI Archiver 2015 vê os e-mails que passam pelo servidor de e-mail (ou por um cliente de Outlook), arquiva-os numa base de dados e partir daí os utilizadores podem aceder aos e-mails através de uma interface web, mobile ou do MS Outlook.
Esta versão suporta sistemas operativos e servidores de e-mail em versões já algo antigas o que faz com que não seja obrigatório, pelo menos por esta razão, fazer upgrade aos sistemas onde se vai implementar a solução. Pode ser instalado num servidor Windows Server a partir da versão 2003, cujo suporte da Microsoft vai terminar este ano (ver artigo de Opinião deste mês) e suporta servidores de E-Mail Microsoft Exchange Server 2003 e versões posteriores, Office 365, servidores de e-mail que suportem IMAP, entre outros.
Através do arquivo é possível ao utilizador recuperar uma mailbox inteira, ou apenas alguns e-mails através de uma poderosa ferramenta com múltiplos critérios de pesquisa.
A nova funcionalidade de arquivo de ficheiros permite fazer o arquivo de ficheiros existentes nos computadores dos utilizadores. O agente é instalado no computador e envia para o GFI Archiver os ficheiros e pastas identificadas pelo utilizador para arquivo. No caso de ficheiros partilhados, quando os ficheiros são atualizados por um dos utilizadores, a versão atualizada é arquivada automaticamente. A visualização dos ficheiros arquivados pode ser feita pela interface do GFI Archiver, tendo acesso ao seu histórico, incluindo ficheiros que já foram apagados.
Inerente ao arquivo de e-mails e ficheiros, este software enquadra-se dentro de possíveis requisitos de conformidade regulamentar, auditando o fluxo de e-mail e de ficheiros.
O preço do licenciamento deste software para soluções entre 10 e 24 mailboxes é 35 euros por mailbox. No entanto para soluções a partir de 250 mailboxes o valor é menos de metade, 16€ por mailbox.
O que nós dizemos
Alguns dos nossos Clientes utilizam esta solução desde versões já bastante antigas. É uma solução que normalmente tem como principal objetivo garantir que todos os e-mails que entrem e saem da Organização, ficam registados e arquivados, mesmo que sejam apagados pelo utilizadores. Também tem servido para recuperação de mailboxes e e-mails apagados sem intenção. Nesta nova versão é de salientar a possibilidade de arquivo de ficheiros que vem complementar o arquivo de e-mails e pode ser uma mais-valia nalguns cenários. As ferramentas de gestão das bases de dados também vêm aumentar flexibilidade ao sistema, principalmente em relação à possibilidade de splitting de bases de dados.
Para os administradores de sistemas e do negócio, estão incluídos funcionalidade de reporting que permitem obter algumas estatísticas interessantes como por exemplo a quantidade de e-mails recebidos e enviados por utilizador, o tempo médio para resposta a e-mails, deteção de fugas de informação, entre outros.
Poderoso!
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